Wie kann ich PDF Formular Inhalte exportieren?

Zusammenfassung

Dieser Beitrag wendet sich an fortgeschrittene Acrobat Benutzer, die mit PDF Formularen bereits die ersten Erfahrungen gemacht haben.

PDF Formulare sind eine praktische Sache. Ob als Feedback-, Reparaturannahme-, Reklamation- oder sonstiges Formular können Daten schnell eingegeben werden. Der Vorteil ist hierbei, daß nichts vergessen wird, da das Formular der Reihe nach alles abfragt. Es ist kaum eine Einarbeitung notwendig, es müssen nur die Felder ausgefüllt werden. Dies erspart eine Menge Nachfragen und späteren Klärungsbedarf.
Da PDF Formulare frei aus beliebigen Texten erstellt werden, sind alle Formen und Fragen denkbar. Eine Warenwirtschaft oder ein Kundenmanager bieten hier nicht so viel freien Gestaltungsraum. Oft ist auch die Optik solcher Formulare nicht besonders einladend und übersichtlich.

Wie erstelle ich ein PDF Formular?

gestalten Sie frei einen Text mit entsprechenden Formularfelder benutzen Sie z.B.

  • CorelDraw
  • OpenOffice
  • Microsoft Word

Hier geht es zur Anleitung – wer schon ein fertiges Formular hat, kann diesen Schritt natürlich überspringen

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PDF Formular Inhalte exportieren

Hier begegnen uns 3 Probleme

  1. Problem

    Wenn man mühevoll alle Felder ausgefüllt hat, möchte man das nicht gerne noch einmal machen. Letztendlich werden die Daten aber in der Warenwirtschaft, im Kundenmanager, im Adressbuch, Im Emailprogramm, auf dem Handy, in Excel usw. benötigt und nicht in einem PDF. Das PDF erleichert nur die EINGABE.
    Die AUSWERTUNG und den schnellen ZUGRIFF ermöglichen uns ganz andere Anwendungen.

  2. Problem

    je nach Anwendung werden ganz andere Felder benötigt. Möchten Sie einem Kunden eine sms vom Handy aus senden, benötigen Sie Name und Telefonnummer aus dem Reparaturannahme Formular in Ihren Handy Kontakten, mehr nicht. Alle anderen Felder möchten Sie nicht importieren.

  3. Problem

    wenn wir ausgefüllte Formulare erhalten, dann kommen die immer in Mengen! Deshalb haben wir schließlich das Formular erstellt. Wir möchten große Mengen ausgefüllte „Antwort Bögen“ erhalten.  d.h. dann aber meistens jedes einzelne Öffnen, Daten kopieren und übertragen, ständig, täglich…das ist langweilig und hält auf!

Die Lösung: A-PDF Form Data Extractor

nach einiger Recherche im Internet habe ich genau das passende Tool für dieses Problem gefunden.

Daten aus PDF-Formular in Excel importieren

A-PDF Form Data Extractor ist ein kleines, schnelles Programm. Die Schritt-für-Schritt Anleitung vesteckt sich in der Hilfe. Hat man die gefunden, ist es leicht zu bedienen.

So funktioniert es:

  • einzelne oder gleich einen ganzen Ordner voll mit PDF Dateien per Drag&Drop in das Programmfenster ziehen
  • anhand einer dieser Dateien die gewünschten Felder markieren
  • Auswahl der Felder für das nächste Mal speichern, dann spart man sich das künftig und beim nächsten Mal geht es noch schneller
  • auf „extract all“ klicken und fertig ist die *csv oder *xml Datei. (Je nach Wunsch)
  • das Ergebnis könnt Ihr dann importieren, wo immer Ihr es benötigt.

Hier geht es zum Download.

Es gibt eine kostenlose 30 Tage Testversion, die Vollversion kostet 39$, was ich absolut gerechtfertig finde. Vergleicht man die Zeitersparnis ist das eine lohnende Investition.

Schauen Sie sich gerne auch die anderen PDF Tools von A-PDF an.

Bei Fragen, wenden Sie sich an uns! Wir helfen beim  Entwerfen und Gestalten von PDF Formularen und deren automatisierter Auswertung.

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